Une base de données : Comprendre ce que c’est

Une base de données : Comprendre ce que c’est

Lorsque votre entreprise ou votre travail existe depuis un petit moment, vous vous retrouvez toujours avec de nombreux documents. Ils peuvent vous être utiles durant la durée de votre entreprise et ces documents ne doivent donc pas être effacés. Mais vous ne pouvez pas vous fier à votre simple confiance à un ordinateur pour les garder, tout comme vous n’avez pas envie de passer toute la matinée à chercher un document. Alors, vous avez envie de faire appel à une base de données. C’est un allié qui peut vous apporter une aide considérable lorsque vous en avez besoin. En plus, vous gardez le contrôle sur votre outil.

C’est quoi une base de données ?

Une base de données est l’ensemble de plusieurs données classées dans un dispositif informatique, des logiciels à obtenir sur le web ou à acheter. Cela peut aussi être des logiciels online ou offline. Cet outil est un indispensable du marketing moderne. Travailler sur une base de données devrait être à la portée de toute personne sachant utiliser un ordinateur. La plupart des bases de données sont notamment fournies avec tutoriels qui vous montrent tout ce qu’il faut savoir pour vous apprivoiser rapidement avec la base de votre choix. 3 appellations ou abréviations sont utilisées pour la base de données : BD, BdD ou DB (anglais).

On appelle le logiciel qui permet de travailler sur les bases de données le SDBG ou le système de gestion de base de données. Le SQL est un des langages les plus utilisés pour formuler les opérations.

Petit rappel de l’apparition des premières bases de données

On entend parler de DB ou Database pour la première fois en 1964. Au départ, on utilisait ce terme pour parler des masses d’informations utilisées par ceux qui avaient accès au système d’information militaire. Parmi les toutes premières bases de données utilisées, on peut distinguer l'architecture Ansi/Sparc et Codasyl. D’autres sont apparus au fur et à mesure où les entreprises se créaient par millier. Elles avaient besoin de bases de plus en plus performantes pour stocker leurs données. 

Classer ses données dans une base

Il existe plusieurs manières de classer vos données dans une base. Certains apprécient la classification par ordre alphabétique. D’autres préfèrent la classification par image ou par nombre. C’est comme lorsque vous êtes sur votre blog sur Wordpress et que vous devez choisir si c’est avec le titre, le texte ou l’image que vous préférez lister vos contenus ou lorsque vous êtes dans un super marché et que vous recherchez vos produits par rayon. Tout dépend de types de données à intégrer, car chaque personne, entreprise ou collectivité peut avoir ses données particulières pour construire une base. Vous pouvez aussi utiliser des modèles de base de données prédéterminés en fonction de la branche qui utilise l’outil informatique. Vous n’aurez alors qu’à remplir des champs. L’informatique permet ainsi de nombreuses possibilités d’organisation et de tri.

On peut prendre comme exemple une entreprise de call center qui doit tous les jours passer des appels au téléphone, donc avoir une liste de personnes à appeler, une liste des personnes qui ont été appelées, une liste des personnes qui ont répondus, une liste des personnes qui n’ont pas répondus, une liste des personnes qui ont éteint leurs téléphones.

Diverses bases de données au choix

Il y a notamment la base de données relationnelle, une des plus utilisées par les travailleurs pour se retrouver facilement dans leurs données. Cet outil est aussi recommandé pour sa grande performance dans la résolution des requêtes. Il s’agit d’un classement tabulaire qui constitue en général des informations préorganisées. En faire une base, c’est alors optimiser cette organisation.

Une base de données peut être accessible depuis un poste comme il peut être partagé en réseau. On appelle cette seconde méthode, la base de données distribuée ou la base de données « réseau ». Elle est très utilisée dans les entreprises où plusieurs personnes doivent travailler à partir des mêmes données. Cela peut aussi être ces personnes-là qui remplissent cette base de données avec le rapport de leurs activités respectives : le jour ou la date où ils ont travaillé (programme), leurs prospects, le chiffre d’affaires qu’ils ont faites.

Puis, il y a la base de données hiérarchique. Contrairement à ces deux précédents concepts, celui-ci sait bien se décliner. Sa structure n’est pas en forme de tables, mais de hiérarchie. On peut notamment citer les annuaires d’authentification LDAP comme exemple de base de données hiérarchique.

Gestion de base de données et accessibilités

Dans une grande société, par exemple dans le département commercial, il peut y avoir une base de données pour étudier le comportement client. Ici, on appelle le concept une base de données client. Il est utile pour mener une campagne e-mailing ou tout simplement pour fidéliser les clients. On y trouve l’e-mail du client et le système va lui envoyer la newsletter pour connaitre en premier les belles offres et promotions proposées par votre entreprise. C’est dans le monde de l’e-commerce en effet que les bases de données clients sont les plus utilisées, car elles permettent d’entretenir sa relation client. C’est aussi là que la base est la plus sensible d’être craquée à cause de la concurrence rude qu’il existe dans le monde du webmarketing.

Un logiciel qui permet de gérer les données et les informations peut aussi être utile dans le département finance pour voir l’évolution des chiffres, des ressources humaines pour trouver en quelques clics le nom, l’adresse et les coordonnées de tout le personnel. Cependant, cela n’empêche pas que l’entreprise utilise une seule base de données pour tous ses départements. Il y aura donc un administrateur principal qui va dispatcher les accès pour que chaque salarié puisse travailler sur une même base de données sans se mêler des tâches de ses collègues ou de ses supérieurs hiérarchiques. L’accès peut alors être limité à :

-          une lecture simple des données

-          la modification de données

-          la création de données

L’accessibilité est donc distribuée en fonction de la tâche et de la hiérarchie de la personne au sein de l’entreprise ou l’organisation.

Pourquoi toute entreprise doit disposer d’une base de données ?


S’il y a bien une raison principale à ce que l’utilisation d’une base de données soit de nos jours incontournable, c’est que ce concept est un moyen de faire des requêtes aux données. Ainsi, toutes les démarches marketing comptent sur une BD fiable et performante. Élaborer une approche marketing par de la consultation de votre base de données.

Utilisation facile, rapide et efficace

Si avant, les entreprises trouvaient plus facile et pratique d’utiliser un fichier Excel ou des documents, c’est qu’elles n’ont pas eu encore l’occasion de profiter ou d’entendre les avantages d’avoir une base de données. Cet outil permet de travailler rapidement et efficacement avec les informations que vous avez sous la main. Combien de prospects ont visité votre site de vente, combien ont procédé à un achat, quel est le contact de ce client pour lui proposer d’autres produits, etc., toutes ces questions peuvent être répondues avec l’utilisation d’une BD. Son utilisation reste cependant très simple, comme si vous travaillez sur un tableur. D’ailleurs, la création de votre BD peut être confiée à une autre entreprise. Il ne vous reste donc qu’à l’utiliser. Les informations se présentent sous forme de fichier Word ou PDF. Ainsi, si vous devez voir les détails sur le rapport de vos vendeurs en magasins, il suffit de cliquer sur leur nom ou sur la date du jour. Par exemple : « Thierry, 12-oct ».

Vous pouvez aussi faire le lien entre plusieurs documents ou projets avec votre database, ce qui est quasi impossible avec un tableur. Par exemple, vous pouvez relier une personne à plusieurs tâches, plusieurs images, plusieurs produits, etc. 

Une grande précision dans les requêtes

Pour accéder à certains dossiers, il vous faut simplement défiler votre liste afin d’atterrir sur le bon dossier. Certaines rubriques peuvent être paramétrées pour apparaitre automatiquement lorsque vous ouvrez votre BD. Certains modèles vous proposent de cliquer sur le document avant même que vous terminiez de taper son nom, un peu comme Google où quand vous recherchez le contact d’une personne sur votre téléphone mobile pour lui envoyer un SMS. Votre base de données vous permet de travailler avec autant de réactivité de votre outil de travail sur toutes les informations que vous y stockez. Contrairement à votre téléphone ou à votre carnet d’adresses, la base de données multiplie cette réactivité par 100, même par 1000. Il en est de même pour sa capacité qui peut contenir toutes les données et informations reliées à une entreprise multicanal ou d’envergure internationale.

Avec votre database, mettez fin à vos inquiétudes en lui posant des questions et à prendre des décisions en conséquence. Le résultat de l’utilisation d’une DB est quantifiable. Il est aussi possible d’y mener vos calculs avec des formules que vous créez vous-même pour vous faciliter la tâche. Cette fonction doit alors vous rappeler l’utilisation d’un tableau Excel. Sachez toutefois qu’avec une base de données, vous pouvez faire plus que des calculs, vous pouvez générer une conclusion et partagez vos infos avec vos subordonnées sans passer par leurs e-mails.

Les avantages d’une base de données ne s’arrêtent pas là. Bien au contraire, il y en a encore d’autres à découvrir au fur et à mesure de son utilisation en fonction de votre champ d’action.  Découvrez sur http://achat-fichier-emails.fr, toutes sortes de bases de données dans toute la France indispensables pour votre entreprise. Par exemple, une base de données email, une base données prospect, une base de données clients...

 

 

 

Posted on 27/10/2017 0 306

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